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资阳市民政局关于印发《资阳市民政局机关档案管理制度》的通知
录入时间:2017-7-17 9:50:30     浏览:542

 

局机关各科室,各直属单位:
现将《资阳市民政局机关档案管理制度》印发给你们,请结合实际,认真贯彻执行。
 
 
                                                                                                                                                   资阳市民政局
                                                                                                                                                  2017年7月13日
资阳市民政局机关档案管理制度
 
为做好局机关文书档案资料的立卷归档和利用服务工作,进一步推进档案工作规范化、制度化和标准化,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》和《四川省<中华人民共和国档案法>实施办法》,(以下简称《办法》),结合我局工作实际,制订本办法。
                      档案保密制度
  一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和上级有关保密规定,牢固树立保密观念,增强保密意识,确保党和国家秘密的安全。
  二、机关档案人员应按照档案借阅制度,根据档案的机密程度,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续。
  三、档案工作人员和利用者要严格遵守保密纪律,不得以任何方式对外泄露档案内容,做到不该说的不说,不该看的不看。
四、对借阅的档案,档案工作人员要严格登记,利用完毕后及时放回原处,机密档案未经领导批准,不得借阅。
五、经批准销毁的档案材料,必须有二人以上负责监销,  防止档案遗失和泄密,监销人要在销毁清册上签字,不准随便当废纸处理。
  六、要建立档案安全检查制度,每逢节假日和年终要对档案和保密情况进行检查,保证门窗、锁具的安全可靠。
  七、档案工作人员应经常检查保密情况,一旦发现失泄密现象和苗头,要立即向上级报告,并及采取补救措施。
文件材料归档制度
  一、凡是记录和反映本单位工作活动的具有保存价值的各种文字、图表、声像等材料,均属归档范围。按照文书立卷的要求,组成案卷,集中统一管理。
二、办公室负责机关综合档案室归档管理工作,设专(兼)职档案管理员。各科室相应安排一名兼职档案员负责本处室综合资料的收集、整理、立卷、保管、移交工作
  三、综合资料归档工作纳入各科室职责范围,做到每项综合资料都能完整、准确、系统地归档保存。各科室所形成的综合资料因工作需要留存的,自备重份或复印件,原件须移交局综合档案室归档。归档的文件材料必须收集齐全、完整,档案质量符合国家有关规定。
四、重大会议、重大活动结束后,承办科室应及时做好综合资料的收集、整理、立卷、保管工作,并按规定期限移交机关综合档案室归档;由多个科室参与的重大会议、重大活动,综合资料由主办科室负责收集、整理、立卷、保管、归档。
重大会议、重大活动主要是指:
(一)党和国家领导人、省部级及市厅级领导来我市(局)视察、考察、调研和指导民政工作开展的各类座谈会;
(二)局领导参加的有较大影响和意义的各类活动;
(三)省内外各界知名人士、友好团体到我市(局)民政系统的访问、考察、参观;
(四)以市民政局名义组织召开的重要会议、重大活动;
(五)其它具有重大影响和意义的活动。
五、各类文书档案,以及随文件材料产生的电子档案,按照纸制文件及其电子版本同步整理的规范要求,及时整理、立卷,每季度一次集中移交机关综合档案室。
各科室按要求形成的大事记,每季度一次集中报送机关综合档案室。
组织机构沿革过程中产生的档案,由人事科整理后,每年一次移交机关综合档案室集中保管。
声像档案由承办科室按要求整理,自形成之日起1个月内移交机关综合档案室。
六、文书立卷档案工作由各科室负责,报送的立卷档案,按资阳市民政局归档文件目录填写(见附件1),并按局文书档案保管期限注明保管年限(永久、30年、15年)。同时,报送电子归档文件目录(统一按word格式填写),便于查阅。
各科室记录的大事记,按资阳市民政局大事记要求规范登记(见附件2)。
实物档案、声像档案归档时须填写“资阳市民政局重要会议、重大活动归档材料登记表”(见附件3、4)。
  七、文书档案一般应于次年5月底以前整理完毕;会计档案由财务部门或会计人员立卷,在本部门保管满一年后向本单位档案室移交;基建工程档案在项目完成或告一段落后,及时立卷归档;其它专门档案按有关规定执行,其中案件档案结案后及时归档。
档案利用制度
  一、本机关档案室保管的档案,主要供本单位和上级主管机关使用,一般不对外(社会)提供利用。
  二、本单位工作人员查阅利用档案,档案工作人员可直接向利用者提供;查阅带密级和属秘密事项的档案,必须经本单位主要领导或分管领导批准。
  三、外单位查阅档案者,必须持单位介绍信(注明利用的身份,查档内容和利用目的)并经本单位分管领导批准,档案工作人员方可提供。
  四、提供利用档案必须严格执行保密制度,利用者应爱护档案资料,不得随意折叠和圈划;严禁拆卷、涂改、增删和抽页;阅览档案时严禁抽烟、喝水。
  五、凡利用档案者都应填写《档案借阅登记簿》。利用者根据需要摘抄或复制档案有关内容,需经档案工作人员审查,核对无误后方可加盖印章。不准摘抄或复制带密级和属秘密事项的档案内容。
六、未经档案工作人员审查同意,利用者不得查阅或复制与查档目的无关的档案 。
七、档案借出必须进行登记,用毕应及时收回,并经清点无误后,方能签收。
档案保管制度
  一、集中统一管理本单位各种门类、载体的全部档案和资料,以便保管和查阅。
  二、建立全宗卷,存储本单位在管理档案过程中形成的文件材料;建立档案资料收进、移出登记簿,及时登记,做到账目与实物相符。
  三、每年对档案保管状况进行一次全面检查。遇特殊情况及时检查,发现问题及时报告并采取补救措施。检查应做记录。
  四、档案工作人员下班时要关灯、关窗锁门,保管好钥匙。
档案员岗位职责
  一、认真贯彻执行党和国家及档案事业管理机关有关档案工作法律、法规及技术规范,刻苦钻研业务,努力提高技术水平,遵守档案职业道德,积极做好本职工作。
  二、定期向分管领导和市档案主管部门汇报工作,接受检查和指导,参加档案业务培训。
  三、集中统一管理本单位各种门类和各种载体的档案,熟悉室藏档案情况,积极提供利用,为本单位各项工作服务。
  四、认真做好档案的收集,整理、保管、鉴定、统计、利用、检索、编研和保密各项工作,维护档案的完整与安全。
  五、按照有关规定,做好档案的接收和移交工作。
  六、拟制本单位、本系统和所属单位档案工作的计划、管理办法、规定。
  七、负责对本单位、本系统的所属单位的档案工作进行监督、检查和指导,并开展评比活动。
  八、档案员调动工作时,必须严格履行交接手续,在未交清之前,不得离岗。
  九、完成领导交办的其它各项工作。
本办法自印发之日起施行,由办公室负责解释。
 
附件:1.资阳市民政局机关文书归档文件目录
2.资阳市民政局大事记
3.资阳市民政局重要会议、重大活动归档材料登记表
4.声像档案整理立卷说明
5.档案查阅利用登记表
 
 
 
 
 
 
 
 
附件1
 
资阳市民政局机关文书归档文件目录
 
件号
责任者
文号
    
日期
页数
备注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
移交处室:                          移交日期:
立 卷 人:                          审 核 人:
移 交 人:                          接 收 人:
附件2
 
资阳市民政局大事记
ⅹⅹⅹⅹ年
 
×
×日      ××××××××××××××××××××
          ××××××××××××××××××××
×日      ××××××××××××××××××××
          ××××××××××××××××××××
×日      ××××××××××××××××××××
 
×
×日      ××××××××××××××××××××
 
 
 
                         记录人:
                         审核人:
                             ××××年×月×日
附件3
资阳市民政局重要会议、重大活动归档材料登记表
名 称
 
登记日期
 
主要情况
(背景、时间、地点、主题、参加人员、成效等内容)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
声像资料
   
 
 
 
 
文件材料
   
 
承办处室
 
移交日期
 
立 卷 人
 
审 核 人
 
移 交 人
 
接 收 人
 
附件4
声像档案整理立卷说明
 
声像档案整理是根据《资阳市民政局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《资阳市民政局档案分类方案》等规定,以有利于保持有机联系,有利于保管,便于利用为原则,进行整理、组卷、归档。具体说明如下:
一、归档要求
(一) 归档的声像材料,必须是原版、原件(照片档案包括照片和底片)。
(二)归档的声像材料,必须图像清晰、声音清楚,并加以必要的文字说明。
(三)声像材料形成后,应按规定进行整理和统一编目,定期向机关综合档案室归档,并填写归档清单(一式二份),交接双方各留一份备查。
二、档号编制说明
档号编制由目录号、案卷号、件号组成,其中目录号由类别名称组成,标识为“照片”、“底片”、“光盘”。
三、分类整理
声像档案采用类别——年度——问题进行分类,分类方案应保持前后一致,不应随意变动。可分为会议类、党政活动类、人物类、外事活动类、工作纪实类、其他类等。
四、编号
案卷编号:一个类别编一个案卷流水号。即从“声像(照
片、底片、光盘)——年度——问题”开始编一个案卷流水号,依次续编,保管期限均为永久。
分类组卷后,填写卷内目录,即以声像资料的自然数量或有总说明的若干数量为单元填写卷内目录(见附表1),案卷的最后一项贴上文书档案备考表,填写有关内容。将已经按类别、内容、时间系统排列与编好顺序号的案卷,编写出案卷目录(见附表2)。档案盒上填写目录号、案卷名称、案卷流水号等归档字样。
附表1
声像材料卷内目录
类别:           年度:            问题:          
内   容
记录者
时 间
地 点
所在
页号
  
卷 内
照片号
底片号
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附表2
声像档案案卷目录
类别:          年度:               问题:              
案卷号
案卷题名
盘(册)数
卷内
张数
起止
日期
保管
期限
备注
档案
馆编
室 编
顺序号
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件5
档案查阅利用登记表
编号:
查阅人
 
单位(处室)
 
查阅时间
 
查阅目的
 
查阅内容
 
利用方式
查阅
复印
外借
送阅
 
 
 
 
利用效果
   
 
   
 
归还日期
 
部门领导
   
 
局分管领导
     
 
   
 

 

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资阳市民政局办公室                 2017年7月13日印发

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